Règlement intérieur
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Le règlement intérieur fixe les modalités d'exécution des statuts et les complète.
Adhésions, cotisations
Généralités
Peuvent adhérer à Mangue.org : des personnes physiques majeures (ou mineures sous réserve d'autorisation de ses représentants légaux), des associations à but non lucratif et des entreprises. Conformément aux statuts, le conseil d'administration peut refuser une adhésion sans avoir à préciser le motif de son refus. Le conseil d'administration peut décider de dispenser un membre de cotisation. Cette décision est valable un an et est renouvelable. Les cotisations sont valables pour l'année d'exercice en cours (voir section 2.1 de ce règlement intérieur). La première cotisation est due au prorata temporis.
Personnes physiques
Parmi les membres personnes physiques de l'association on distingue, conformément aux statuts, les membres actifs ou inactifs et les membres bienfaiteurs. Une personne physique voulant devenir membre actif de l'association Mangue.org doit verser une cotisation annuelle minimale de 25 euros ou une cotisation annuelle de 10 euros si elle n'a pas de revenus suffisants pour s'acquitter de la cotisation annuelle normale, par exemple si la personne est un étudiant ou un chômeur (sur présentation des pièces justificatives). Une personne physique voulant devenir membre bienfaiteur de l'association Mangue.org doit verser une cotisation annuelle minimale de 80 euros.
Associations
Parmi les membres association à but non lucratif de l'association on distingue, conformément aux statuts, les membres actifs ou inactifs et les membres bienfaiteurs. Une association à but non lucratif voulant devenir membre actif de l'association Mangue.org doit verser une cotisation annuelle minimale de 40 euros. Une association à but non lucratif voulant devenir membre bienfaiteur de l'association Mangue.org doit verser une cotisation annuelle minimale de 150 euros.
Entreprises
Parmi les membres entreprises de l'association, on distingue conformément aux statuts, les membres actifs ou inactifs et les membres bienfaiteurs. Une entreprise voulant devenir membre actif de l'association Mangue.org doit verser une cotisation annuelle minimale de 100 euros. Une entreprise voulant devenir membre bienfaiteur de l'association Mangue.org doit verser une cotisation annuelle minimale de 300 euros.
Tableau récapitulatif
| Membre actif | Membre bienfaiteur | ||
| Tarif réduit | Tarif normal | ||
| Personne physique | 10 € | 25 € | 80 € |
| Association | 40 € | 150 € | |
| Entreprise | 100 € | 300 € | |
Calendrier et vote
Année d'exercice
L'année d'exercice de l'association est fixée à l'année civile, c'est-à-dire du premier janvier au 31 décembre.
Assemblée générale
Une assemblée générale, dite ordinaire, doit se tenir dans un délai maximum de six mois après la clôture de l'année d'exercice. Lors d'une assemblée générale, seuls peuvent prendre part au vote les membres à jour de leur cotisation pour l'année d'exercice que cette assemblée générale clôt. Un membre inscrit entre le début de l'année d'exercice et l'assemblé générale ordinaire ne peut prendre part aux votes. Chaque membre actif, personne physique ou morale, présent ou représenté dispose d'une voix.
Assemblée générale extraordinaire
Lors d'une assemblée générale extraordinaire, seuls les membres à jour de cotisation pour l'année d'exercice en cours peuvent prendre part aux votes.
Modalités de représentation
Tout membre peut se faire représenter par un autre membre lors d'une assemblée générale. Un membre actif ne pourra détenir plus de deux procurations.
Représentation des personnes morales
Les personnes morales (associations et entreprises) qui sont membres de l'association choisissent un de leurs membres pour être leur représentant au sein de l'association, notamment pour exprimer leur voix lors des votes tenus en assemblée générale.
Cotisations et calendrier
Un appel à cotisation pour l'année d'exercice suivant est lancé par le trésorier un mois avant la fin de l'année d'exercice actuelle. Deux rappels sont effectués entre le début de l'année d'exercice et deux mois après le début de l'année d'exercice. A ce moment, les membres n'étant toujours pas à jour de leur cotisation sont radiés par le conseil d'administration à la demande du trésorier qui fournit la liste des membres concernés.
Calendrier récapitulatif :
| Par rapport au début de l'année d'exercice N |
Pour une année d'exercice calquée sur l'année civile |
Action |
| -1 mois | décembre N-1 | Appel à cotisation |
| de 0 mois à 2 mois | de janvier à février N | Rappels |
| 2 mois | 1er mars N | Radiations |
Conseil d'administration
Par définition, un administrateur est un membre du conseil d'administration.
Entrée d'un administrateur
Les statuts indiquent que les administrateurs sont élus par cooptation. Il revient donc aux administrateurs de décider si un membre de l'association peut intégrer ou non le conseil d'administration. Pour entrer au conseil d'administration, un candidat doit être adhérent de l'association depuis plus d'un an, doit être présenté par deux administrateurs et doit obtenir au moins les deux tiers des voix. L'assemblée générale annuelle est une bonne occasion de renouveler le conseil d'administration. Lors de l'annonce de son organisation, un appel à candidatures est lancé auprès des membres de l'association.
Démission d'un administrateur
Un administrateur peut présenter sa démission lorsqu'il le souhaite. Il doit la déclarer à ses pairs et en informer les membres. Sa démission prend effet immédiatement si son départ n'entraîne pas un défaut d'administrateur. Le cas échéant, sa démission prend effet après l'entrée d'un nouvel administrateur. Le démissionnaire prend alors part au vote. L'assemblée générale ordinaire est une bonne occasion de renouveler le conseil d'administration, les administrateurs sont donc invités à réfléchir à leur éventuelle démission.
Exclusion d'un administrateur
Un administrateur peut être exclu par ses pairs. Il faut alors que deux membres différents proposent cette exclusion et que la proposition recueille au moins deux tiers des voix. Le sortant proposé prend part au vote.
Votes au conseil d'administration
Les autres décisions prises par le conseil sont votées à la majorité simple, la voix du président étant prépondérante en cas d'égalité. Les décisions du conseil d'administration obligent tous les membres de l'association. Toute action engagée par un membre de l'association au nom de celle-ci doit avoir reçu l'autorisation du bureau. Ces actions donnent lieu à un compte-rendu.
Fonctionnement du conseil d'administration
Les administrateurs doivent être joignables. Ils s'engagent à donner et à tenir à jour au moins deux manières de les joindre : un courrier électronique ainsi qu'un autre moyen (téléphone, adresse postale etc). Les administrateurs s'engagent à lire régulièrement les courriers électroniques envoyés sur la liste de diffusion du conseil d'administration ; la période minimale de lecture est fixée à trois jours. Lorsqu'un administrateur sait qu'il ne pourra pas lire son courrier électronique durant une période donnée (vacances etc), il doit prévenir ses pairs en leur indiquant précisément les dates. Durant cette période, il peut :
- soit voter par correspondance s'il a indiqué un moyen de le joindre durant cette période (téléphone etc),
- soit donner procuration à autre administrateur (un administrateur ne peut pas disposer de plus d'une procuration de ce type),
- à défaut, l'administrateur sera réputé s'être abstenu lors des votes.
Réunions du conseil d'administration
Une réunion du conseil d'administration fait l'objet d'un ordre du jour débattu préalablement par courrier électronique ou sur un autre moyen de communication électronique. Un compte-rendu de la réunion est ensuite communiqué aux membres et placé sur le site web de l'association.
Bureau
Postes
Conformément aux statuts, le conseil d'administration choisit parmi ses membres disposant de tous leurs droits civiques un bureau composé de :
- un président,
- un secrétaire et s'il y a lieu, un secrétaire adjoint,
- un trésorier et s'il y a lieu, un trésorier adjoint,
- un ou plusieurs vice-présidents,
- un directeur technique.
Modalités d'élections
Chaque poste du bureau doit faire l'objet d'un vote individuel au sein du conseil d'administration. En cas de candidatures multiples sur au moins un des postes du bureau ou de la candidature d'un administrateur sur plusieurs postes, la chronologie des votes est la suivante :
- Les candidats au poste de président se présentent ; est élu celui qui obtient le plus de voix.
- Les candidats au poste de secrétaire se présentent ; est élu celui qui obtient le plus de voix.
- Les candidats au poste de trésorier se présentent ; est élu celui qui obtient le plus de voix.
- Les candidats au poste de directeur technique se présentent ; est élu celui qui obtient le plus de voix.
- Les candidats à un poste de vice-président se présentent. Pour chacun, un vote pour ou contre est effectué ; un candidat est élu lorsqu'il obtient un majorité de voix favorables.
- Les candidats au poste de secrétaire-adjoint se présentent ; est élu celui qui obtient le plus de voix.
- Les candidats au poste de trésorier-adjoint se présentent ; est élu celui qui obtient le plus de voix.
Pour chaque vote, en cas d'égalité, la voix du président est prépondérante. Dans le cas de l'élection du président, il s'agit du président sortant ; si le président sortant n'est plus administrateur, la voix prépondérante est celle de l'administrateur le plus âgé. Pour les autres élections, il s'agit du président nouvellement élu.
Dates des élections
Ce vote de la composition du bureau par le conseil d'administration a lieu lors de l'assemblée générale.
Démission
Un membre du bureau peut présenter sa démission lorsqu'il le souhaite pour redevenir un simple administrateur. Il doit la déclarer au conseil d'administration et en informer les membres. Une nouvelle élection doit avoir lieu dans les deux semaines qui suivent cette démission. Durant cette période le démissionnaire reste à son poste et règle les affaires courantes. Si le président donne sa démission, alors une élection de la totalité du bureau est organisée dans les 30 jours.
Destitution
Un membre du bureau peut être destitué de son poste par le conseil d'administration. Il faut alors que deux administrateurs différents proposent cette destitution et que la proposition recueille au moins deux tiers des voix ; le sortant proposé prend part au vote. Une nouvelle élection doit avoir lieu dans les deux semaines qui suivent cette destitution. Durant cette période, le poste est occupé par intérim par un membre désigné pas le président. Si le président est destitué, alors un vice-président assure l'intérim jusqu'à l'élection du bureau complet sous 30 jours.
Finances
Dépenses de l'association
Les dépenses engagées par l'association doivent être validées préalablement par le conseil d'administration. En cas d'urgence non prévisible, un membre du bureau peut décider seul d'une dépense si son montant est inférieur à 100 euros. Il devra en référer au conseil d'administration au plus tôt après la dépense. Le conseil d'administration pourra prendre toute mesure disciplinaire qu'il estime nécessaire en cas de dépense n'ayant pas pour but la réalisation d'un des objectifs de l'association ou qu'il jugera abusive ou non nécessaire. Les chèques émis signés par le trésorier ou par le président.
Remboursement des dépenses générales
Les dépenses réellement engagées par les membres au titre de Mangue.org pourront être remboursées, avec accord préalable du conseil d'administration, sur présentation de justificatifs.
Remboursement des frais de déplacement
Dans le cas de l'utilisation d'un véhicule personnel, une indemnisation sera calculée en fonction du nombre de kilomètres réellement parcourus, pour se rendre sur le lieu de mission et retour et de sa puissance fiscale. Le barème utilisé sera celui de l'administration fiscale de l'année d'exercice en cours. Aucune facture de carburant ne sera remboursée. Les frais annexes à l'utilisation du véhicule personnel pourront être remboursés (stationnement, péages). Les frais d'hébergement, repas, titres de transport etc seront remboursés sur présentation de factures. Ces remboursements doivent faire l'objet d'une demande préalable assortie d'un plafond défini à cette occasion.
Siège social
Le siège social de l'association est fixé à l'adresse suivante :
Association Mangue.org c/o Patrice MILLOT 49 rue des entrepreneurs 75015 PARIS
Supervision des projets
Equipe responsable
Quand le conseil d'administration décide de lancer un nouveau projet au sein de l'association, il nomme entre deux et sept responsables de projet. Ces responsables doivent être choisis parmis une liste de membres actifs volontaires pour ce poste.
Ces membres actifs volontaires forment alors l'équipe responsable du bon déroulement du projet auprès de l'association en général, et plus particulièrement du conseil d'administration. Cette equipe peut alors etre designee par "equipe responsable" ou "core team".
Le conseil d'administration supervise l'avancement du projet par des rapports periodiques de l'equipe reponsable de ce dernier.
Nomination, destitution
Le conseil d'administration, sur l'initiative de son president, peut a tout moment decider de revoquer le mandat d'un ou plusieurs membres de l'equipe responsable. Un vote est alors organise au sein du conseil d'administration, visant a maintenir un membre dans son role de responsable. Si le vote echoue, le membre vise est alors demis de ses fonctions au sein de l'equipe responsable.
Fonctionnement
Outre le fait que l'equipe responsable doit rendre compte de ses actions et initiatives aupres du conseil d'administration, elle dispose d'un certain nombre de responsabilites dans la conduite du projet.
L'equipe responsable a tous les droits pour accepter ou evincer un membre de l'association ou un membre exterieur du projet dont elle a la responsabilite. C'est egalement elle qui refuse, accepte, les contributions a ce projet. Elle a la charge de juger de l'interet des portions de code, documentations, realisations des differents membres du projet et contributeurs exterieurs.
A sa nomination, elle doit creer un ou des groupes de personnes dans le projet (par exemple : groupe de developpement, groupe de documentation, groupe communication), et nommer au sein de chaque groupe un responsable qui sera charge de superviser la communication entre ce groupe et l'equipe responsable, et ce groupe et le monde exterieur. Ce membre doit etre membre actif ou passif de l'association, et peut etre un membre de l'equipe responsable.
Privileges de l'equipe
Au niveau informatique, l'equipe responsable doit rendre compte de l'usage des ressources informatiques dediees ou partagees pour ce projet. Elle doit a tout moment pouvoir rendre compte a l'equipe d'administration systeme de ses usages, et demander au conseil d'administration des nouveaux moyens s'il s'averraient necessaires a l'avancement du projet.
Si le projet dispose d'un serveur, d'un nom de domaine avec un serveur de mail configure sur ce dernier, ou de tout autre moyen de traitement automatise de donnes soumis a l'attribution de comptes utilisateurs, alors seul les membres de l'equipe responsable peuvent avoir un compte ou un mail a leur nom. Tous les autres comptes utilisateurs doivent recevoir la validation du chef de groupe du projet auquel appartient le contributeur, de l'equipe responsable de ce projet, du conseil d'administration et de l'equipe responsable de l'administration systeme qui a egalement la charge de la supervision des moyens informatiques propres au projet.
Securite et diffusion
Un membre est choisi au sein de l'equipe d'administration par ses collegues pour devenir le responsable de la securite et de la diffusion (security officer). C'est lui qui decide, en accord avec le reste de l'equipe des responsables du projet, de "releaser", c'est a dire publier une version du projet au public. L'equipe d'administration systeme ou le conseil d'administration peuvent bloquer le processus de "release" qui est annonce par un moyen de communication interne par les responsables du projet.
Sécurité et administration système
L'equipe du conseil d'administration doit designer, avant de lancer n'importe quel projet, une equipe responsable de l'administration, qui fonctionnera comme n'importe quel autre projet dans sa structure. Cependant, et rapport au caractere specifique de la responsabilite d'equipements informatiques, logiciels ou materiels :
Direction technique
Un Directeur Technique de l'association, choisi parmis les membres de l'equipe responsable de l'administration systeme volontaires et n'ayant pas d'autres responsabilites au sein du conseil d'administration, est designe. Il devient penalement responsable, avec le president du conseil d'administration de l'utilisation faite de tous les moyens de traitement automatises de l'informations mis a disposition des membres de l'association et de ses projets. Trois personnes sont alors designees comme etant Administrateurs Systemes au sein de l'association. Les administrateurs systemes ont un acces illimite aux ressources informatique, et sont choisis comme suit : Le President, le Directeur Technique, et un autre membre de l'equipe responsable de l'administration systeme, choisi par le President et le Directeur Technique. Les Administrateurs Systemes sont communement appeles "roots". Les autres membres sont appelees Assistants Administrateurs Sytemes, ou "sadms".
Equipe technique et confidentialite
Les membres de l'administration systeme peuvent avoir acces a certaines informations specifiques a leur mission : documents confidentiels, mots de passe, etc. La moindre doute quand a l'integrite d'un membre de l'equipe doit alors etre communiquee a un Administrateur Systeme qui prendra alors les mesures s'imposant, pouvant aller d'un avertissement a une demande formelle au Conseil d'Administration, dans le but de radier le membre en question de l'association.
Mission
L'objectif de l'equipe d'administration systeme est le maintien en condition operationnelle des equipements informatiques, materiels logiciels, et liaisons de telecommunications de l'association. C'est elle qui a la responsabilite du deployement des ressources materielles et logicielles necessaires au bon fonctionnement de l'association et de ses projets. Elle peut suspendre à tout moment l'accès à des informations diffusées les moyens de l'association. Le rétablissement ou la suppression de ces données est décidée en concertation avec le conseil d'administration. C'est egalement elle qui accorde ou limite les comptes utilisateurs sur les ressources informatiques de l'association.
Utilisateurs et ressources
Les regles d'utilisation des ressources informatiques sont decrites dans une charte informatique, dont chaque utilisateur doit prendre connaissance.
Netiquette
Sur les listes de diffusion de l'association, on est prié de respecter autant que possible la netiquette, aussi connue sous le nom de RFC 1855, dont une version française peut être trouvée à cette adresse http://www.usenet-fr.net/fr-chartes/rfc1855.html. La politesse et le respect doivent être de mise entre les participants. Les insultes, injures ou propos infamants pourront provoquer l'exclusion de l'association ou de la liste de diffusion du contrevenant par le conseil d'administration. Sur les listes de diffusion, le HTML et les pièces jointes ne sont pas les bienvenus. Les questions doivent être envoyées de manière claire et détaillée. Les réponses sont faites au mieux des capacités des autres membres.
Télécharger le règlement intérieur
Télécharger le règlement intérieur au format PDF (http://www.mangue.org/interne/asso/docs/ri.pdf)
